Araştırmalara göre; bir ofis çalışanı, her gün ortalama 4 saatini e-postalarını okumak ve yanıtlamak için harcıyor. Gelen Kutusu’nda biriken onlarca okunmamış e-posta ve bu e-postalar yoluyla gelen yeni işler, çalışanlar için büyük bir stres ve anksiyete kaynağı olabiliyor. Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, iş hayatında e-posta stresi ile başa çıkmak için önerilerde bulundu.
E-posta, iş dünyasının vazgeçilmez bir iletişim aracı olmasına rağmen, e-posta trafiği doğru yönetilmediğinde bir stres kaynağına dönüşebiliyor. Sağlıklı bir dijital yaşam için, e-posta kullanımında bilinçli ve dikkatli olmanın büyük önem taşıdığını söyleyen Medicana Çamlıca Hastanesi Psikoloji Bölümü’nden Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, “e-posta stresi”nin neden olduğu bazı psikolojik sorunları anlattı. Baş ağrısı, uykusuzluk ve konsantrasyon güçlüğüne yol açıyor
İlayda Kutevu, “E-posta stresi, Gelen Kutusu’nda biriken e-postaların yol açtığı stres, endişe ve kaygıyı ifade etmek için kullanılan bir terim. Bu stres, birçok faktörden kaynaklanabilir. Sürekli gelen bildirimler, her an erişilebilir olma beklentisi ve gün boyunca artan e-posta yığını, çalışanları baskı altına alabiliyor. Özellikle hızlı yanıt verme zorunluluğu, çalışanların sürekli bir tetikte olma hali yaşamasına neden oluyor. Hem fiziksel hem psikolojik belirtilerle kendini gösteren e-posta stresi; baş ağrıları, uykusuzluk, konsantrasyon güçlüğü ve artan anksiyeteye sebep olmaktadır. Ayrıca sürekli olarak gelen e-postaları kontrol etme ve cevaplama zorunluluğu, üretkenliği de olumsuz etkileyebilir” ifadelerini kullandı. Hata yapma ve yanlış anlaşılma riski, kaygıyı artırıyor
Her gün yüzlerce e-posta almanın, yoğun bilgi yüklemesi ile birlikte bu bilgileri işleme konusunda zorluklara yol açabileceğine değinen Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, şöyle devam etti:
“E-postalar, genellikle iş hayatında sürekli bir dikkat gerektirir ve bu da zaman yönetimini zorlaştırabilir. Çok sayıda e-posta almak, kişilerde zamanında yanıt verme baskısı oluşturabilir ve bu durum kaygıya neden olabilir. Çoğu insan iş yerinde performans değerlendirmeleri ile ilişkilendirdiği e-postalara büyük önem verir. E-postaların zamanında ve doğru bir şekilde yanıtlanması, bireyin profesyonel becerilerinin ve sorumluluklarının bir göstergesi olarak kabul edilebilir. Bu da birey üzerinde büyük bir baskı oluşturmaktadır. Önemli bir diğer konu ise e-posta yoluyla iletişimde, ton ve niyetin yanlış anlaşılma riskidir. İnsanlar yazdıklarının yanlış anlaşılmasından veya istemeden kırıcı ya da kaba görünmekten çekinebilir. Bu, özellikle profesyonel ortamlarda büyük bir endişe kaynağı olmaktadır.” “Kısa ve net cevaplar yazın, düzenli şekilde arşivleyin”
Eğer her gelen e-posta bildirimiyle irkiliyorsanız, e-posta yazarken geriliyorsanız, okunmamış e-postalarınızı gördükçe panikliyorsanız ve bu durum sizi kötü hissettiriyorsa, e-posta kutunuzu daha iyi yönetmenin zamanı gelmiş demektir. Uzm. Klinik Psikolog İlayda Kutevu, e-posta kaygısıyla başa çıkmaya yardımcı olacak şu önerilerde bulundu:
-E-postalarınızı belirli zaman dilimlerine ayırın. Sürekli e-postaları kontrol etmek sizi gereksiz yere strese sokabilir. E-postalarınızı belirli zaman dilimlerinde kontrol ederek daha verimli olabilirsiniz.
-İş yoğunluğunuzun farkında olun, öncelikli işlerinizi tamamladıktan sonra acil olmayan e-postalara geçebilirsiniz.
-E-posta cevaplarınızı olabildiğince kısa ve net tutun. Karmaşık cümleler kurmak veya gereksiz detaylara girmek hem sizi hem karşı tarafı strese sokabilir.
-E-postaları düzenli bir şekilde arşivlemek, gerektiğinde kolayca geri dönüp ulaşabilmeyi sağlar.
-Çalışma arkadaşlarınızla ve yöneticilerinizle, e-posta yanıt süreleri hakkında net beklentiler belirlemek baskıyı azaltabilir.
-Olumsuz e-postalarla karşılaştığınızda hemen tepki vermek yerine sakin kalarak düşünün ve mantıklı bir cevap verin.
-Sıkça yanıtladığınız türde e-postalar için şablonlar oluşturmak zaman kazandırır ve stresi azaltır.
-Tatilde veya yoğun olduğunuz zamanlarda otomatik yanıtlar ayarlamak, sizinle iletişime geçenlerin beklentilerini yönetmenize yardımcı olabilir.